Recruter des stagiaires

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Pour beaucoup d’entreprises, petites ou grandes, avoir recours à des stagiaires permet de limiter les charges salariales en disposant d’une main d’œuvre à moindre coût. Mais des sociétés ont un peu trop tirées sur la corde en recourant massivement à des stagiaires et sans les rémunérer parfois. Aussi, en 2015, le gouvernement a décidé de légiférer sur le statut des stagiaires afin de mieux encadrer cette pratique. Aussi, il me semble intéressant de faire un point précis sur ce qu’il est possible de faire.

 

1- A quelles occasions peut-être recruté un stagiaire ?

Voyons tout d’abord les cas où il n’est pas possible de recruter un stagiaire :

  • remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement ;
  • exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n’a pas d’obligation de production comme un salarié) ;
  • faire face à un accroissement temporaire d’activité ;
  • occuper un emploi saisonnier.

De plus, les stages hors cursus pédagogique, c’est-à-dire non-inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire, sont interdits.

Le cursus de formation doit être de 200 heures minimum dont un minimum de 50 heures doit être réalisé en présence de l’étudiant.

Le stage doit permettre d’acquérir des compétences professionnelles en lien avec la formation. Aussi, les confiées doivent être conformes au projet pédagogique de l’établissement d’enseignement du stagiaire.

Un stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié, l’employeur n’a pas à effectuer de déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Mais il doit mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans leur ordre d’arrivée, les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement.

Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

 

2- Quelle est la durée maximale d’un stage ?

Un stage ne peut pas dépasser 6 mois par année d’enseignement.

Si le stage est réalisé par périodes fractionnées au cours d’une année d’enseignement, sa durée est de 924 heures au maximum sur l’année.

À noter :

En cas d’embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d’essai et prise en compte pour le calcul des droits liés à l’ancienneté.

 

3-Combien de stagiaire est-il possible de recruter ?

Concernant le nombre de stagiaire qu’il est possible d’avoir au sein d’une même entreprise, il existe deux cas.

  • Entreprise de moins de 20 salariés

Il est possible d’accueillir seulement 3 stagiaires à la fois (ou 5 pour les périodes de formation en milieu professionnel (alternance ou contrat de professionnalisation).

  • Entreprise d’au moins 20 salariés

Le nombre de stagiaires ne peut dépasser 15% de l’effectif sur une même semaine civile (20% pour les stages obligatoires en milieu professionnel : contrat en alternance, par exemple). Le calcul se fait à l’arrondi supérieur (ex : 35×15%=5.25 soit 6 stagiaires).

Chaque tuteur ne peut suivre que 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.

 

4-Est-il possible d’enchaîner les périodes de stages

Pour un même poste, il faut respecter un délai de carence entre chaque stage. Ce délai de carence est d’i/3 de la durée du stage précédent.

Exemple : après un stage de 3 mois, il est tenu d’attendre 1 mois (3/3) avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

Cette obligation ne s’applique pas lorsque le stagiaire interrompt lui-même le stage.

 

5-Faut-il faire un contrat de travail ?

Le stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié, il n’est pas nécessaire de faire un contrat de travail. Par contre, le stage doit obligatoirement se dérouler dans le cadre d’une convention tripartite :

  • le stagiaire (et, s’il est mineur, son représentant légal) ;
  • l’organisme d’accueil : entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme et le tuteur de stage au sein de l’organisme d’accueil.
  • l’établissement d’enseignement ou de formation et l’enseignant référent au sein de l’établissement d’enseignement ;

La convention doit comporter un certain nombre de mention obligatoire :

  • l’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d’enseignement ;
  • les activités confiées au stagiaire ;
  • les noms de l’enseignant référent et du tuteur ;
  • les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire ;
  • les conditions d’autorisation d’absence ;
  • le taux horaire de la gratification, calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les conditions de son versement ;
  • les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, par exemple) ;
  • le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d’accident de travail.

Le stagiaire doit inscrire le stagiaires dans le registre du unique du personnel (dans une partie spécifique)  et l’employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues.

L’inspecteur du travail peut demander une copie des conventions de stage à l’établissement d’enseignement ou à l’organisme d’accueil.

Si le stage a lieu à l’étranger, une fiche d’information présentant la réglementation du pays d’accueil sur les droits et devoirs du stagiaire doit être annexée à la convention de stage.

À savoir :

L’accueil d’un stagiaire étranger est soumis à la validation par la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) d’une convention entre le stagiaire, l’établissement de formation (ou l’employeur à l’étranger) et l’entreprise d’accueil ou l’organisme de formation professionnelle continue en France. Pour valider ce document, la Direccte exige une copie de la carte d’étudiant, une copie du passeport, une attestation d’assurance privée. Cette convention doit ensuite être envoyée au consulat pour obtenir un visa.

 

6- Faut-il rémunérer le stagiaire ?

Si le stage dure plus de 2 mois (au cours de la même période scolaire !), l’employeur à l’obligation de verser une gratification minimum.

En dessous de ce seuil de durée, la gratification reste facultative pour l’employeur.

Cette gratification est 15% du plafond de la sécurité sociale (soit 25 € de l’heure à la date d’aujourd’hui).

Elle est en franchise de cotisations sociales jusqu’à la hauteur du minimum. Au-dessus, elle doit être soumise à certaines cotisations sociales. Pour l’employeur cela représente environ 30 % de la gratification brute supérieur au 15 % du plafond de la sécurité sociale.

Ex : Vous décidez de verser une gratification de 1 000 € à un stagiaire en janvier 2019. La gratification minimum est de 577.50 ce mois-ci. Les charges sociales seront donc de :

(1000-577.5)*30% soit 126.75 €

 

7- Faut-il fournir un document à la fin du stage ?

 En fin de stage, l’organisme d’accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage qui doit mentionner :

  • la durée effective totale du stage,
  • et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.

 

8- Les stagiaires ont-ils le droit à des congés ?

Un stagiaire bénéficie des mêmes conditions de congés pour certains congés spéciaux (maternité, paternité, ou adoption).

Concernant les congés payés, pour les stages de plus de 2 mois, il faut prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence. Mais cela est facultative lorsque la durée du stage est inférieure à 2 mois.

Mais la rémunération des congés est facultative pour l’employeur. En effet, la gratification est calculée sur le temps de présence effective). Cela est valable autant pour les congés payés que pour les congés pour maternité, paternité ou adoption.

Mais si les congés sont prévus dans la convention de stage, ils bénéficie de la franchise de cotisations sociales.

 

9- Les stagiaires ont-ils des droits et des avantages ?

Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité d’entreprise, par exemple). Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.

Concernant les frais de transport, l’employeur doit rembourser les frais de transport engagé par le stagiaire dans les mêmes conditions que  les salariés.

 

10- Faut-il fournir un document à la fin du stage ?

 En fin de stage, l’organisme d’accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage qui doit mentionner :

  • la durée effective totale du stage,
  • et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.

 

11- Quels sont les risques de non-respect des obligations pour l’employeur ?

 L’employeur qui ne respecte pas les règles d’encadrements des stages risque une amende administrative pouvant s’élever à :

  • jusqu’à 2 000 € par stagiaire concerné ;
  • jusqu’à 4 000 € en cas de nouvelle infraction dans l’année qui suit la notification de la première amende.

J’espère que cet article vous permet de mieux appréhender le recrutement d’un stagiaire.

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Je m’appelle Cédric Le Clézio. Je suis expert-comptable au sein du cabinet Expansium, à Paris. Je conseille des créateurs et des repreneurs de l’origine du projet (analyse de l’idée, réalisation d’audit de la cible…) jusqu’à la phase de création de la structure juridique (conseil dans le choix de la forme juridique, élaboration du business plan, mise en place des outils comptable et de gestion). Je leur apporte mon expérience tant sur le plan juridique, fiscal que sur le plan comptable.

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