LE DEPOT DES COMPTES, une obligation légale

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Vous avez enfin clôturé les comptes 2012 de votre entreprise et les avez transmis au centre des Impôts dont vous dépendez.

Il reste l’obligation de les déposer au greffe du Tribunal de Commerce.

Mais vous vous demandez : quels sont les risques que vous encourrez si vous ne les déposer pas.

Tout d’abord, le dépôt des comptes annuels n’est pas obligatoire pour toutes les sociétés.

L’obligation légale porte pour les dirigeants de sociétés par actions (SA, SAS, SASU…), de sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL, EIRL) ainsi que dans certains cas pour les SNC et les sociétés en commandites.

Les documents à déposer au greffe

Vous devez remettre les comptes sociaux (le bilan, le compte de résultats et l’annexe) auxquels il faut ajouter le rapport de gestion, le rapport du commissaire aux comptes, la proposition d’affectation du résultat et la décision prise.

Toutefois, pour les EURL et les SASU si l’associé est une personne physique qui assume la gérance ou la présidence de la société, il n’est pas obligatoire de déposer le rapport de gestion.

A contrario, des documents complémentaires peuvent être exigés  suivant le mode de gouvernance et la forme de l’entreprise.

Par ailleurs, les sociétés établissant des comptes consolidés doivent les déposer avec le rapport de gestion ainsi que le rapport des commissaires aux comptes.

L’ensemble des documents doit être déposé en double exemplaire. Ils doivent être certifié conforme par le représentant légal.

Quand les déposer ?

Ces documents doivent être déposés dans le mois qui suit l’approbation des comptes. Pour mémoire l’assemblée générale d’approbation des comptes doit se tenir dans les 6 mois après la clôture de l’exercice social. Ainsi, le dépôt doit se faire dans les 7 mois de la clôture.

Comment transmettre les documents ?

Les documents peuvent être transmis soit en version papier soit en version électronique.

Pour les versions papiers, il existe deux modes de transmission. Soit par dépôt direct auprès du greffe du tribunal de commerce, soit par courrier. Dans ce dernier cas, il est recommandé de les envoyer en recommandé avec accusé de réception.

Pour les envoyer en version électronique, il faut utiliser le site www.i-greffes.fr.

Combien cela coûte ?

Le coût du dépôt est variable en fonction des tribunaux de commerce. Le prix est d’environ 50 € pour les comptes sociaux et 90 € pour les comptes consolidés.

Que se passe-t-il une fois les comptes déposés ?

Le greffier publie une mention au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) dès la réception de vos documents.

A partir de ce moment, vos comptes sont disponibles pour toutes personnes qui en fera la demande et qui s’acquittera du prix demandé.

Aussi, certains dirigeants ne souhaitent pas que leurs comptes soient disponibles et s’abstiennent de les déposer.

Quels sont les risques de ne pas déposer les comptes ?

Tout d’abord, le dirigeant risque une amende de 1500 € ou 3000€ en cas de récidive.

Si vous avez un commissaire aux comptes, il pourrait vous faire un rappel de l’obligation, d’un rappel du greffe du tribunal de commerce avec alerte du juge chargé de la surveillance des sociétés.

Vous pourrez aussi recevoir une injonction de faire du président du tribunal de commerce pour vous forcer à déposer les comptes sous astreinte.

Par ailleurs, tout tiers intéressé peut saisir le président du Tribunal de commerce. Celui statuera en référé afin de vous obliger à les déposer.

De plus, le non-dépôt des comptes peut constituer l’un des éléments favorisant la mise en cause du dirigeant au titre de la faute de gestion dans le cas de défaillance de la société. Le dirigeant pourra alors être  condamné en comblement de passif et avoir une interdiction de gérer.

Je m’appelle Cédric Le Clézio. Je suis expert-comptable au sein du cabinet Expansium, à Paris. Je conseille des créateurs et des repreneurs de l’origine du projet (analyse de l’idée, réalisation d’audit de la cible…) jusqu’à la phase de création de la structure juridique (conseil dans le choix de la forme juridique, élaboration du business plan, mise en place des outils comptable et de gestion). Je leur apporte mon expérience tant sur le plan juridique, fiscal que sur le plan comptable.
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