On peut très vite se laisser déborder par les emails. Il faut traiter les taches quotidiennes, s’occuper des devis, expliquer encore et encore le processus qui va être mis en place, les résultats obtenus, etc… Et bien entendu trouver des moments pour apprendre et se former à des techniques récentes, qu’elles soient d’ordre marketing, technique, graphique, ou autre. C’est pourquoi il convient d’adopter des astuces pour éviter que la boîte mail soit pleine à craquer et que les emails soient traités et répondus dans un délai convenable et…
1. La création de dossiers
Les labels
Les emails arrivent en vrac dans la boîte. Pour une meilleure gestion, il est important de créer en amont des dossiers. Quand un message arrive, il suffit de le déplacer à l’endroit qui convient. Mieux encore, avec les fameux labels, les emails vont directement tomber dans les dossiers concernés. Par exemple pour une utilisation professionnelle, il serait opportun de mettre en place différents dossiers comme par exemple : devis, rendez-vous, urgences, archives, etc… Chaque métier a bien entendu ses spécificités et certains dossiers conviendront mieux que d’autres pour une bonne organisation des emails.
Une copie de l’ordinateur
Pour une harmonisation et toujours par gain de temps, en créant des dossiers similaires dans l’ordinateur et dans la boîte mail, l’efficacité est maximale.
2. La gestion des emails
Si une certaine partie des messages vont directement être rangés dans les dossiers comme vu plus haut, il faut prendre des décisions pour un grand nombre d’entre eux. Faut-il les rager et les remettre à plus tard, ou les traiter immédiatement ?
- Réponse immédiate : si le message réclame moins de 2 minutes pour être traité, le faire de suite.
- A reporter : si le mail est plus délicat à traiter à cause du temps qu’il nécessite pour une réponse ou un traitement pertinents, le reporter à court terme (3-4 jours max).
- Déléguer : si le mail réclame des compétences qui ne concernent pas le destinataire, plutôt que de passer un temps important à trouver les réponses, autant le transférer à qui de droit.
- Supprimer immédiatement : un spam, une newsletter inintéressante pour laquelle il y a eu désinscription, une information ponctuelle sans intérêt à l’avenir, supprimer immédiiatement pour éviter l’encombrement inutile.
3. L’automatisation
Aujourd’hui il est possible de paramétrer à partir d’une condition et d’une action le classement de bon nombre de mails. Ainsi ils se ragent automatiquement selon des processus. Par exemple, si un message contient le mot devis, le classer dans le dossier du même nom. Si le nom de l’émetteur est Jean Dupont, le chef du service, celui-ci se glisse automatiquement dans le dossier «direction» par exemple. Si le mail contient une pièce jointe, son téléchargement peut être fait directement à l’edroit désiré. Mieux encore, si le message contient le mot «rendez-vous», un mail automatique doit automatiquement proposer l’agenda avec les disponibilités pour que l’émetteur initial puisse réserver une plage horaire le plus rapidement possible. Etc…
4. Les templates
Les templates sont des modèles prêts à l’emploi. En l’occurence pour la messagerie, il peut s’agir tout simplement d’un message d’accusé de réception. Cela peut être également une relance client suite à l’envoi d’un devis, d’une demande d’information nécessaire pour poursuivre le traavail à accomplir, etc… Attention cependant à identifier facilement les éléments qu’il faudra quand même remplacer, comme par exemple le nom du destinataire ou la date.
4. L’unification des messages
En général on dispose de plusieurs adresses mail à titre personnel ou professionnel. Ca permet là encore de bien séparer les taches et les actions à accomplir, et ainsi les gérer par ordre de priorité choisie. En centralisant tous les messages sur une même plateforme, le gain de temps est important. Aujourd’hui il existe des applications telles que Unipile très bien conçues pour assembler en un seul endroit les emails, mais aussi les informations d’appels, les messages Whatsapp. La connexion se fait avec les différentes autres solutions de messagerie telles que Gmail et celles déjà citées, ainsi qu’avec des réseaux professionnels comme c’est le cas pour Linkedin. La messagerie est sécurisée et de plus confidentielle puisque chaque message quel qu’il soit est déposé sur l’ordinateur ou le mobile, et aucunement sur les serveurs de l’application.
Il y a de nombreuses possibilités désormais pour gagner beaucoup de temps dans la gestion des emails. Car il est important d’être réactif auprès de ses prospects et clients, et également de ses collaborateurs, en traitant chacune des demandes dans un délai acceptable.
