La gestion administrative de votre entreprise

Dès que vous créez votre entreprise, vous vous retrouver à devoir gérer des documents administratifs. Ainsi, lorsque vous voulez enregistrez votre entreprise et ce quel que soit sa forme juridique (entreprise individuelle, EIRL, micro entreprise, SAS, SASU, EURL, SARL, SA,…) vous devez remplir des formulaires (papier ou informatique), fournir des documents (Statuts, justificatifs de domiciliation, pièces d’identités, justificatif de dépôt des fonds,…).

Aussi, il vous faut dès le départ vous imposer une discipline et organiser, ranger les documents. Surtout que très rapidement après la création, vous allez recevoir des courriers confirmant les enregistrements auprès des différents organismes et vous donnant vos numéros d’identification, réclamant le paiement de taxes, de frais. Il est donc indispensable de pouvoir retrouver facilement toutes ces données ultérieurement.

 

Attention

Vous allez recevoir aussi des tentatives d’arnaques. Elles se présenteront sous forme de courriers paraissant officiels. Ils portent en général sur le RSI, l’URSSAF ou la TVA intracommunautaire (Ce ne sont que quelques exemples !). Ils réclament un paiement de sommes comprises entre 300 et 1000 € en général.

 Une méthode simple pour détecter l’arnaque : regardez le verso de la feuille. S’il y a des conditions de ventes, il y a de très grandes chances que ce soit une arnaque. Je dis très grande car il existe des inscriptions obligatoires à des fédérations, des syndicats pour certaines professions.

 Dans le doute, avant de payer, demandez à votre expert-comptable ou déposer le document sur notre groupe Facebook pour obtenir notre avis.

 

Ensuite, une fois que l’activité démarre, les pièces vont arriver que ce soit pour :

  • Les achats,
  • Les impôts et taxes;
  • Le social (du gérant ou des salaries),
  • La banque,

Les documents vont arriver par :

  • Courriers,
  • Emails,
  • De la main à la main (les notes de frais principalement)
  • Ou il faudra aller les chercher vous-même sur le site internet de vos partenaires.

Vous allez donc avoir des documents qui vont facilement s’éparpiller. Or pour pouvoir gérer correctement et surtout facilement votre entreprise, il est indispensable de regrouper l’ensemble de ces documents en seul endroit.

Par exemple, pour nos clients, nous fournissons un kit d’organisation qui comprend :

  • Un classeur de rangements comprenant 6 intercalaires :
    • Les documents administratifs
    • Les frais généraux,
    • Les achats,
    • Les ventes
    • Les frais de déplacement,
    • La banque
  • Un guide d’organisation,
  • Un tampon à appliquer sur les documents traités.

En plus de ce kit d’organisation, nous leur mettons à disposition des applications telles que :

  • Facturation rapide : un logiciel pour faire leurs devis et leurs factures,
  • Receipt Bank : un outils pour scanner et nous transmettre les factures de dépenses.

Pour éviter de se retrouver déborder, il faut s’imposer de faire le traitement administratif au moins une fois par semaine. Je préconise à mes clients de le faire le matin.

 

Pourquoi le matin ?

Pour une raison toute simple. Le soir, vous aurez milles excuses pour reporter le travail. Mais les deux principales seront en général les suivantes :

  • Vous serez fatigué de votre journée,
  • Des tâches urgentes vous seront tombées dessus.

En le faisant le matin, vous serez frais, l’esprit plus tranquille. Vous pouvez même couper votre téléphone pour éviter les appels qui pourraient vous distraire de votre tâche.

Une fois que vous vous êtes bloqué un créneau horaire, il vous faut faire une liste des tâches à faire. Pourquoi faire une liste ? Pour deux raisons, tout d’abord, pour vous –même afin d’être sûr de ne rien oublier. Mais aussi au cas où vous souhaiteriez déléguer tout ou partie de cette tâche, la liste vous sera bien utile.

Voici un exemple de liste :

  • Récupération des pièces :
    • Dans les courriers,
    • Dans les emails,
    • Sur le site de vos fournisseurs,
    • Les factures qui vous ont été remise en papier.

N’hésitez pas à faire une liste des fournisseurs concernés par chacun des modes de récupération afin de vous assurer que vous avez tout.

  • Le traitement des factures
    • Classer les factures déjà payées,
    • Les factures à payer :
      • payer celles qui doivent l’être tout de suite
      • celles à payer ultérieurement, créer un fichier excel par date de paiement pour ne pas oublier un paiement et ainsi éviter les pénalités.

Pensez à indiquer sur vos factures la date et le mode de règlement. Cela sera utile pour votre expert-comptable. Mais surtout pour vous si un de vos partenaires réclame le paiement une seconde fois. Et croyez-moi cela arrive. J’ai eu le souci avec l’URSSAF qui avait affecté un de mes paiements à un autre dossier et du coup ils me réclamaient le paiement ainsi que des pénalités de retard.

  • Le suivi de vos relevés bancaires,

Il s’agit de s’assurer que les clients ont bien payé et que le paiement des fournisseurs a bien été fait et au bon montant.

  • La gestion commerciale :
    • Edition et envoi des devis,
    • Edition et envoi des factures
    • Suivi des règlements,
    • Relance des clients en retard,
  • Le traitement des documents fiscaux et sociaux

Il est important de respecter les dates d’envois des documents et notamment les paiements. Les envois de pénalités de retard sont automatiques avec l’administration. Il est possible de négocier avec certaines mais avec d’autres, il est très difficile d’avoir des remises gracieuses.

Cela peut paraître un peu fastidieux, mais en procédant ainsi vous verrez que vous gagnerez beaucoup de temps dans la gestion administrative. Et en plus cela vous apportera de la sérénité car vous saurez en permanence où vous en êtes. Vous pourrez plus facilement vous concentrer sur la bonne marche de votre entreprise en en faire une réussite.

 

Conclusion

La gestion des documents administratifs est sans aucun doute ce qui freine le plus les entrepreneurs. Mais il est indispensable si vous souhaitez avoir une entreprise saine et prospère.  Cela peut paraître fastidieux mais avec un peu de méthode et de discipline, vous traiterez cela de plus en plus rapidement.

La réussite de votre entreprise passe par une bonne gestion administrative de celle-ci !

Livre « Oser réaliser ses rêves »

Voici un petit livre très intéressant. Il est édité par les Editions Jouvences dans la collection Petit Cahier. Il se présente donc sous la forme d’un cahier d’école (le petit format). Cela a un petit côté nostalgique.

Mais c’est surtout le contenu qui est intéressant. Le livre se veut pratique. Il ne s’agit pas de donner de grandes théories, de grands principes. NON bien au contraire, il s’agit de donner des exercices pour atteindre votre but.

Ce livre vous pousse donc à l’action. Bien sûr, il n’y a pas de mystère, il va vous falloir payer de votre personne. Mais si vous faites les efforts nécessaires, ce livre devrait vous permettre de réaliser vos rêves.

Attention, il ne vous promet pas d’atteindre votre but dans les 15 jours qui viennent. Mais il vous propose une méthode pour atteindre de grands objectifs (comme par exemple créer enfin votre entreprise !) en vous mettant des étapes, des objectifs intermédiaires.

Et en plus, ce livre est à un coût modique de 6.90 € ! Donc n’hésitez plus, aller l’acheter !

Première loi de la réussite : ne plus se sentir dépassé par les événements

Parfois nous avons l’impression que rien de marche, que tous les malheurs de la terre vous tombent dessus en même temps.

Parfois, vous faites tous pour changer comme trouver du travail, gagner de l’argent. Mais tous ce que vous tentez échouent.

Parfois, vous voulez tenter de nouvelles approches, de nouvelles techniques. Mais la peur vous tétanise et vous empêche d’avancer.

Pourquoi ?

Pour une raison humaine. Nous fuyons tous la souffrance. Nous détestons être le perdant. Et après plusieurs échecs nous finissons par croire que rien ne marchera. Lire la suite « Première loi de la réussite : ne plus se sentir dépassé par les événements »

ACCRE enfin accessible à tous les entrepreneurs en 2019

En 2019, le dispositif d’aide aux chômeurs créateurs ou repreneurs d’entreprise (ACCRE) va s’ouvrir à tous les entrepreneurs.

Lors de sa campagne présidentiel Macron avait promis d’élargir le champ de l’exonération de charges sociales à tous les entrepreneurs. Cela sera effectif au 1er janvier 2019. L’ACCRE deviendra alors l’ »exonération de début d’activité de création ou reprise d’entreprise ».

Jusqu’alors, l’ACCRE ne concernait que les demandeurs d’emploi inscrits à Pôle Emploi, les bénéficiaires du RSA et les jeunes de 18 à 25 ans. Maintenant, cela s’adresse à tout le monde. Il n’est plus nécessaire d’être inscrit à Pôle Emploi.

 

Qui peut bénéficier de l’ACCRE ? Lire la suite « ACCRE enfin accessible à tous les entrepreneurs en 2019 »

Harvard Business Review juin-juillet 2018

Le nouveau numéro de HBR est enfin sorti.  Pour ceux qui me suivent depuis un petit moment savent que c’est un magazine que j’adore. Ce numéro est comme d’habitude très intéressant à lire.

Il y a un très gros article de fond sur la manière de mettre en place une culture corporate au sein de votre entreprise. Mais il y aussi des articles fort intéressant sur l’innovation de rupture, la restructuration d’entreprise. Lire la suite « Harvard Business Review juin-juillet 2018 »

HBR n°24 Réchauffement climatique c’est rentable

HBR n° 24 le réchauffement climatique c’est rentable

Comme tous les deux mois, j’attends avec impatience la parution du nouveau numéro d’HBR. Et ça y est il est arrivé. Enfin !

Le dossier est consacré au réchauffement climatique et à la rentabilité du développement durable. Il est composé de trois articles : Lire la suite « HBR n°24 Réchauffement climatique c’est rentable »

10 conseils pour faire échouer votre entreprise !

Bonjour à toutes et à tous !

Aujourd’hui, je vais vous parler de mon premier eBook que je viens de sortir.

Il s’agit de « les 10 commandements pour faire échouer votre entreprise à coup sûr ».

Bien évidemment, il ne s’agit pas de vous conseiller de faire ces 10 erreurs ni de faire couler votre boîte. Mais je suis parti d’une idée toute bête. Ne dit on pas que l’on apprend beaucoup de ses erreurs ? Alors je me suis dit que l’on pouvait aussi apprendre des erreurs des autres ! Lire la suite « 10 conseils pour faire échouer votre entreprise ! »

Rendre son entreprise plus performante

La rentabilité et la trésorerie de votre entreprise sont insuffisantes.
Pourquoi et comment faire pour les améliorer ?

Vous avez du mal à mobiliser vos salariés et mesurer leur performance.
Comment faire ?

Vous travaillez trop dans votre entreprise !
Comment la faire fonctionner de manière plus autonome ?

 Toutes ces questions vous sont familières ?

Nous avons créé, pour vous, la formation 5 jours pour réussir

Une formation pour les dirigeants faite par des dirigeants

L’objectif de la formation

  1. Vous permettre de mieux appréhender votre métier de « chef d’entreprise ».
  2. vous faire travailler sur plutôt que dansvotre entreprise.
  3. Vous permettre d’avoir une meilleure visbilité sur la rentabilité et la trésorerie de votre entreprise.

Notre programme se fait sur 5 jours à raison d’une journée par mois.

Pourquoi ce format ?

Notre but n’est pas de vous apporter un savoir. Notre but est que vous rendiez votre entreprise plus performante, plus rentable, plus autonome.

Aussi avec notre format, vous avez un mois pour mettre en pratique ce que nous vous avons appris lors de la formation.

Cette formation est tirée de notre livre « Réussir, c’est possible ! ».

Dans le livre, nous vous apportions les clefs, les outils pour faire de votre vie de chef d’entreprise une réussite tant sur le plan financier que personnel. Avec la formation, vous n’aurez plus aucune excuse pour ne pas les mettre en pratique !

Journée 1 : PILOTAGE

Identifier les fondamentaux de la réussite d’une entreprise

  • Créez votre propre tableau de bord de pilotage
  • Augmentez votre efficacité et votre sérénité

Journée 2 : ORGANISATION

Améliorer l’organisation et le management de votre entreprise

  • Optimisez le fonctionnement de votre entreprise
  • Améliorez l’implication et l’efficacité de vos salariés

Journée 3 : COMMERCIAL

Développez votre chiffre d’affaires sans nuire à la rentabilité

  • Structurez votre fonction marketing
  • Développez votre chiffre d’affaires

Journée 4 : PRODUCTION

Produire ce qui a été vendu en améliorant votre productivité

  • Produisez plus et mieux (productivité)
  • Utilisez les dernières technologies

Journée 5 : GESTION

Connaître votre rentabilité, anticiper votre trésorerie

  • Connaissez précisément votre rentabilité
  • Anticipez vos fluctuations de trésorerie

 

Pourquoi mettre en place un budget de trésorerie dans votre entreprise ?

Pour beaucoup d’entrepreneurs, la rentabilité est la condition essentielle à la réussite de leur entreprise. Mais malheureusement ce n’est pas la seule condition. En effet, la rentabilité ne sert à rien si elle ne se transforme pas en trésorerie. De plus, il n’est pas rare de voir des entreprises rentables être en difficulté voir déposer le bilan !
Ainsi, pour qu’une entreprise soit viable, elle doit reposer sur deux jambes :
– La rentabilité
– La trésorerie

Lire la suite « Pourquoi mettre en place un budget de trésorerie dans votre entreprise ? »