La gestion administrative de votre entreprise

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Dès que vous créez votre entreprise, vous vous retrouver à devoir gérer des documents administratifs. Ainsi, lorsque vous voulez enregistrez votre entreprise et ce quel que soit sa forme juridique (entreprise individuelle, EIRL, micro entreprise, SAS, SASU, EURL, SARL, SA,…) vous devez remplir des formulaires (papier ou informatique), fournir des documents (Statuts, justificatifs de domiciliation, pièces d’identités, justificatif de dépôt des fonds,…).

Aussi, il vous faut dès le départ vous imposer une discipline et organiser, ranger les documents. Surtout que très rapidement après la création, vous allez recevoir des courriers confirmant les enregistrements auprès des différents organismes et vous donnant vos numéros d’identification, réclamant le paiement de taxes, de frais. Il est donc indispensable de pouvoir retrouver facilement toutes ces données ultérieurement.

 

Attention

Vous allez recevoir aussi des tentatives d’arnaques. Elles se présenteront sous forme de courriers paraissant officiels. Ils portent en général sur le RSI, l’URSSAF ou la TVA intracommunautaire (Ce ne sont que quelques exemples !). Ils réclament un paiement de sommes comprises entre 300 et 1000 € en général.

 Une méthode simple pour détecter l’arnaque : regardez le verso de la feuille. S’il y a des conditions de ventes, il y a de très grandes chances que ce soit une arnaque. Je dis très grande car il existe des inscriptions obligatoires à des fédérations, des syndicats pour certaines professions.

 Dans le doute, avant de payer, demandez à votre expert-comptable ou déposer le document sur notre groupe Facebook pour obtenir notre avis.

 

Ensuite, une fois que l’activité démarre, les pièces vont arriver que ce soit pour :

  • Les achats,
  • Les impôts et taxes;
  • Le social (du gérant ou des salaries),
  • La banque,

Les documents vont arriver par :

  • Courriers,
  • Emails,
  • De la main à la main (les notes de frais principalement)
  • Ou il faudra aller les chercher vous-même sur le site internet de vos partenaires.

Vous allez donc avoir des documents qui vont facilement s’éparpiller. Or pour pouvoir gérer correctement et surtout facilement votre entreprise, il est indispensable de regrouper l’ensemble de ces documents en seul endroit.

Par exemple, pour nos clients, nous fournissons un kit d’organisation qui comprend :

  • Un classeur de rangements comprenant 6 intercalaires :
    • Les documents administratifs
    • Les frais généraux,
    • Les achats,
    • Les ventes
    • Les frais de déplacement,
    • La banque
  • Un guide d’organisation,
  • Un tampon à appliquer sur les documents traités.

En plus de ce kit d’organisation, nous leur mettons à disposition des applications telles que :

  • Facturation rapide : un logiciel pour faire leurs devis et leurs factures,
  • Receipt Bank : un outils pour scanner et nous transmettre les factures de dépenses.

Pour éviter de se retrouver déborder, il faut s’imposer de faire le traitement administratif au moins une fois par semaine. Je préconise à mes clients de le faire le matin.

 

Pourquoi le matin ?

Pour une raison toute simple. Le soir, vous aurez milles excuses pour reporter le travail. Mais les deux principales seront en général les suivantes :

  • Vous serez fatigué de votre journée,
  • Des tâches urgentes vous seront tombées dessus.

En le faisant le matin, vous serez frais, l’esprit plus tranquille. Vous pouvez même couper votre téléphone pour éviter les appels qui pourraient vous distraire de votre tâche.

Une fois que vous vous êtes bloqué un créneau horaire, il vous faut faire une liste des tâches à faire. Pourquoi faire une liste ? Pour deux raisons, tout d’abord, pour vous –même afin d’être sûr de ne rien oublier. Mais aussi au cas où vous souhaiteriez déléguer tout ou partie de cette tâche, la liste vous sera bien utile.

Voici un exemple de liste :

  • Récupération des pièces :
    • Dans les courriers,
    • Dans les emails,
    • Sur le site de vos fournisseurs,
    • Les factures qui vous ont été remise en papier.

N’hésitez pas à faire une liste des fournisseurs concernés par chacun des modes de récupération afin de vous assurer que vous avez tout.

  • Le traitement des factures
    • Classer les factures déjà payées,
    • Les factures à payer :
      • payer celles qui doivent l’être tout de suite
      • celles à payer ultérieurement, créer un fichier excel par date de paiement pour ne pas oublier un paiement et ainsi éviter les pénalités.

Pensez à indiquer sur vos factures la date et le mode de règlement. Cela sera utile pour votre expert-comptable. Mais surtout pour vous si un de vos partenaires réclame le paiement une seconde fois. Et croyez-moi cela arrive. J’ai eu le souci avec l’URSSAF qui avait affecté un de mes paiements à un autre dossier et du coup ils me réclamaient le paiement ainsi que des pénalités de retard.

  • Le suivi de vos relevés bancaires,

Il s’agit de s’assurer que les clients ont bien payé et que le paiement des fournisseurs a bien été fait et au bon montant.

  • La gestion commerciale :
    • Edition et envoi des devis,
    • Edition et envoi des factures
    • Suivi des règlements,
    • Relance des clients en retard,
  • Le traitement des documents fiscaux et sociaux

Il est important de respecter les dates d’envois des documents et notamment les paiements. Les envois de pénalités de retard sont automatiques avec l’administration. Il est possible de négocier avec certaines mais avec d’autres, il est très difficile d’avoir des remises gracieuses.

Cela peut paraître un peu fastidieux, mais en procédant ainsi vous verrez que vous gagnerez beaucoup de temps dans la gestion administrative. Et en plus cela vous apportera de la sérénité car vous saurez en permanence où vous en êtes. Vous pourrez plus facilement vous concentrer sur la bonne marche de votre entreprise en en faire une réussite.

 

Conclusion

La gestion des documents administratifs est sans aucun doute ce qui freine le plus les entrepreneurs. Mais il est indispensable si vous souhaitez avoir une entreprise saine et prospère.  Cela peut paraître fastidieux mais avec un peu de méthode et de discipline, vous traiterez cela de plus en plus rapidement.

La réussite de votre entreprise passe par une bonne gestion administrative de celle-ci !

Je m’appelle Cédric Le Clézio. Je suis expert-comptable au sein du cabinet Expansium, à Paris. Je conseille des créateurs et des repreneurs de l’origine du projet (analyse de l’idée, réalisation d’audit de la cible…) jusqu’à la phase de création de la structure juridique (conseil dans le choix de la forme juridique, élaboration du business plan, mise en place des outils comptable et de gestion). Je leur apporte mon expérience tant sur le plan juridique, fiscal que sur le plan comptable.
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